Webbasierte Software für Verbände, Vereine und Organisationen
Die virtuelle Geschäftsstelle:
Veranstaltungen für Mitglieder im Verband oder Verein organisieren
Mit dem Software-Modul Veranstaltungsplanung lassen sich Veranstaltungen und Ereignisse genauso einfach mit der
virtuellen Geschäftsstelle planen wie sie es mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Software zur
Tabellenkalkulation oder handschriftlich gewohnt sind.
Im ersten Schritt legen Sie in der webbasierten Software Ort und Datum der Veranstaltung fest. Besteht die
Veranstaltung aus verschiedenen Veranstaltungspunkten, so können Sie diese
getrennt eintragen. Werden Kosten umgelegt, bspw. bei einem gemeinsamen
Essen Ihres Verbands oder Vereins, so können Sie an dieser Stelle auch einen möglichen Preis
oder eine Kostenbeteiligung angeben.
Ihre Einladung wird nun völlig automatisch von der Software erstellt. Sie können sie gleich im
Anschluss per Mausklick an alle Mitglieder Ihres Verbands oder Vereins verschicken, oder an
Teilgruppen und natürlich auch an externe Gäste. Die Software setzt dabei
automatisch persönliche Anreden aus der Mitgliederdatenbank ein und verschickt
die Einladung per eMail. Empfänger, die über keine eMail-Adresse verfügen,
erhalten eine sofort druckbare Version der Einladung.
Dezentrales Beantworten der Einladung durch die Mitglieder des Verbands oder Vereins
Ihre Gäste können nun selber entscheiden, ob Sie an der Veranstaltung
teilnehmen wollen und ob sie begleitet werden. Hierzu melden sie sich im
Mitgliederbereich an und können die
individuellen Details der Einladung verwalten. Eine oder
mehrere Begleitungen werden einfach mit Vor- und Zuname in eine Maske
eingetragen. Die Anmeldung zu den einzelnen Veranstaltungen erfolgt über deren
Anklicken. Hierbei können die Anmeldungen selber getrennt nach Personen
erfolgen. Beispielsweise könnte sich der Gast für die Mitgliederversammlung am
Vormittag anmelden, seine ihn begleitende Ehefrau meldet er zu der gleichzeitig
stattfindenden Stadtrundfahrt an, für den Abend erfolgt eine gemeinsame
Anmeldung zum Abendessen.
Werden Kosten umgelegt, wird im Anschluss automatisch der gesamte
Rechnungsbetrag, bestehend aus Teilnahmegebühren und Kosten der einzelnen
Veranstaltungen, berechnet und samt Kontonummer und anzugebenden
Verwendungszweck ausgegeben. Optional hat der Kassenwart
über den geschlossenen Mitgliederbereich Ihres Verbands oder Vereins Zugriff auf diese Abrechnungsdetails.
In der virtuellen Geschäftsstelle des Verbands oder Vereins lassen sich so zu jeder Zeit alle Anmeldungen und
auch die gesamten Kosten abrufen. Gäste, die sich postalisch oder telefonisch
anmelden, können über eine Masterfunktion der Software direkt eingebucht werden.
Zuletzt lassen sich Namenskärtchen im beliebigen Format direkt aus der virtuellen
Geschäftsstelle für alle teilnehmenden Gäste ausdrucken.
Lesen Sie hier weiter und informieren Sie sich über das Verwalten von Geburtstagslisten im Verband oder Verein.